Hoje em dia, já não faz mais sentido possuir apenas um arquivo físico. É preciso pensar na facilidade e segurança de criar e manter um backup digital de todos os documentos gerados e administrados pelo Departamento de Pessoal.
Existem algumas empresas que oferecem excelentes serviços de guarda e manutenção eletrônica destes documentos. Mas, nem sempre os empregadores possuem ou querem destinar recursos para este fim.
O que resta, nestas situações, é utilizar aquilo que está à nossa disposição. Se a empresa possui uma rede interna, ótimo, podemos utilizá-la. Se não, existem alguns serviços na nuvem que são uteis e dão ainda mais segurança quanto ao quesito “ricos de perdas”.
Abaixo, deixo um modelo de como estruturar as pastas utilizadas para arquivamento digital dos documentos.
Faça o download, clicando aqui, do check list para garantir o cumprimento do processo. Lembre-se das seguintes orientações para o seu preenchimento:
- No campo competência, informar o mês utilizado para emissão do relatório de logs;
- No campo sistema, informar o sistema de folha de pagamento, do qual foi extraído o relatório;
- Nos campos: responsável e cargo, informar o profissional designado como executor do processo;
- Nos campos: revisor e cargo, informar o Gestor do Departamento de Pessoal, profissional responsável pela conferência do book;
- No campo status, informar “Ok”, para o item finalizado e sem inconsistências identificadas. Neste caso, o campo observação somente deve ser preenchido se houver informação importante. O termo: “Irregular”, deve ser utilizado na coluna status, quando for identificada inconsistência. Neste caso, será obrigatório o preenchimento do campo observação, com a descrição do ocorrido.
- Nos campos do quadro assinaturas, preencher data e assinar;
- O documento somente deve ser assinado quanto todo o processo for concluído, ou seja, depois do 20º dia do mês subsequente.
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